シマエナガ株式会社（以下「当社」といいます）は、当社が提供する宿泊者名簿の保存・管理サービス「宿泊台帳 / Guest Registry」（以下「本サービス」といいます）における利用者の情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます）を定めます。
1. 事業者情報
| 事業者名 | シマエナガ株式会社 |
|---|---|
| 代表者 | FAN Jingjing（代表取締役） |
| 所在地 | 〒160-0023 東京都新宿区西新宿6-5-1 新宿アイランドタワー2F |
| お問い合わせ | app-support@shimaenaga.co.jp（宿泊台帳サポート窓口） |
2. 取得する情報
(1) ご契約者（施設オーナー）に関する情報
- 氏名・施設名・メールアドレス等の連絡先
- 決済に関する情報（クレジットカード決済は決済代行会社 Pay.jp を通じて処理され、カード番号等は当社サーバーを経由せず、当社は保持しません）
(2) 宿泊者に関する情報（オーナーが台帳作成のため入力・アップロードする情報）
旅館業法・住宅宿泊事業法に基づく宿泊者名簿の法定記載事項として、宿泊者の氏名・住所・職業・国籍・旅券番号・本人確認書類の画像等が含まれることがあります。これらは、施設オーナーが法令上の作成・保存義務を履行する目的で本サービスに記録する情報です。
(3) 技術的情報
- アクセスログ、IPアドレス、端末・ブラウザ情報、Cookie 等の利用状況情報
3. 利用目的
- 本サービス（宿泊者名簿の作成・保存・管理）の提供
- 本人確認書類の文字認識（OCR）処理および記載内容の補助入力
- 利用料金の決済・請求および会計処理
- お問い合わせ対応・本人確認・サポートの提供
- 法令・ガイドラインの遵守、不正利用の防止
- サービスの品質向上・新機能の開発（統計的に処理した情報に限ります）
4. 宿泊者情報の位置づけ（委託処理）
本サービスにおいて、宿泊者に関する情報は、施設オーナー（個人情報取扱事業者）が自らの法的義務を履行するために記録するものであり、当社はオーナーの委託を受けて当該情報を保存・処理する立場（処理者）にあります。宿泊者ご本人からの開示・利用目的に関するご対応は、原則として記録の主体である施設オーナーが行います。当社はオーナーの指示の範囲で適切に取り扱います。
5. 第三者提供・外部委託
当社は、法令に基づく場合または人の生命・身体・財産の保護のために必要な場合を除き、ご本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。ただし、本サービスの提供に必要な範囲で、以下の外部サービスに処理を委託します。
- Pay.jp（PAY株式会社）：クレジットカード決済の処理
- Cloudflare, Inc.：本サービスのホスティングおよびデータの保存
- Google LLC：本人確認書類の文字認識（OCR）処理
越境移転について
上記委託先のサーバーの一部は日本国外に所在する場合があり、これに伴い情報が国外で保存・処理されることがあります。当社は、委託先との契約等を通じて、適切な安全管理措置が講じられるよう努めます。
6. 保存期間
宿泊者名簿に係る情報は、旅館業法・住宅宿泊事業法その他の法令が定める期間（原則として宿泊者の最終宿泊日から3年間）にわたり保存します。ご契約者に関する情報は、契約期間中および契約終了後、法令上必要な範囲・期間で保有し、不要となった情報は適切に消去します。
7. 安全管理措置
当社は、取得した情報の漏えい・滅失・毀損を防止するため、通信の暗号化、アクセス権限の管理、保存データへのアクセス制御等の合理的な安全管理措置を講じます。
8. Cookie・アクセス解析
本サービスは、利便性の向上およびサービス改善のために Cookie 等を利用することがあります。ブラウザの設定により Cookie を無効化することができますが、その場合、本サービスの一部機能をご利用いただけないことがあります。
9. 開示・訂正・利用停止等のご請求
ご自身の個人情報の開示・訂正・追加・削除・利用停止等をご希望の場合は、下記のお問い合わせ窓口までご連絡ください。ご本人であることを確認のうえ、法令に従い適切に対応します。なお、宿泊者ご本人からのご請求については、第4項のとおり原則として施設オーナーが対応主体となります。
10. 本ポリシーの改定
当社は、法令の変更やサービス内容の変更に応じて、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、本サービス上での掲示その他適切な方法によりお知らせします。
11. お問い合わせ窓口
| 窓口 | 宿泊台帳サポート窓口 |
|---|---|
| メール | app-support@shimaenaga.co.jp |
| 運営 | シマエナガ株式会社 |
※ 本ポリシーは現時点のドラフトです。委託先の確定状況・越境移転の取扱い・保存期間の最終文面については、公開後も法務確認のうえ随時更新します。