シマエナガ株式会社（以下「当社」といいます）は、当社が提供する宿泊者名簿の保存・管理サービス「宿泊台帳 / Guest Registry」（以下「本サービス」といいます）における利用者の情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます）を定めます。
1. 事業者情報
| 事業者名 | シマエナガ株式会社 |
|---|---|
| 代表者 | FAN Jingjing（代表取締役） |
| 所在地 | 〒160-0023 東京都新宿区西新宿6-5-1 新宿アイランドタワー2F |
| お問い合わせ | app-support@shimaenaga.co.jp（宿泊台帳サポート窓口） |
2. 取得する情報
(1) ご契約者（施設オーナー）に関する情報
- 氏名・施設名・メールアドレス等の連絡先
- 決済に関する情報（クレジットカード決済は決済代行会社 Pay.jp を通じて処理され、カード番号等は当社サーバーを経由せず、当社は保持しません）
(2) 宿泊者に関する情報（オーナーが台帳作成のため入力・アップロードする情報）
旅館業法・住宅宿泊事業法に基づく宿泊者名簿の法定記載事項として、宿泊者の氏名・住所・職業・連絡先・国籍・旅券番号・本人確認書類の画像等が含まれることがあります。これらは、施設オーナーが法令上の作成・保存義務を履行する目的で本サービスに記録する情報です。
(3) 技術的情報
- アクセスログ、IPアドレス、端末・ブラウザ情報、Cookie 等の利用状況情報
3. 利用目的
- 本サービス（宿泊者名簿の作成・保存・管理）の提供
- 本人確認書類の文字認識（OCR）処理および記載内容の補助入力
- 利用料金の決済・請求および会計処理
- お問い合わせ対応・本人確認・サポートの提供
- 法令・ガイドラインの遵守、不正利用の防止
- サービスの品質向上・新機能の開発（統計的に処理した情報に限ります）
本人確認書類（旅券等）の画像は、本人確認（旅券記載事項の読み取りおよび真正性の補助的な確認）の目的に限り、当社の安全なサーバー上で処理します。読み取り処理には Google Cloud Vision（Google LLC）を利用します。判定後の画像は、宿泊者名簿の法定保存のために縮小して安全に保管し、保存期間（第6項）の経過後は自動的に削除します。当該画像を広告配信やプロファイリング等の目的に利用することはありません。
4. 宿泊者情報の位置づけ（委託処理）
本サービスにおいて、宿泊者に関する情報は、施設オーナー（個人情報取扱事業者）が自らの法的義務を履行するために記録するものであり、当社はオーナーの委託を受けて当該情報を保存・処理する立場（個人情報の取扱いの委託を受けた者）にあります。宿泊者ご本人からの開示・利用目的に関するご対応は、原則として記録の主体である施設オーナーが行います。当社はオーナーの指示の範囲で適切に取り扱います。
5. 第三者提供・外部委託
当社は、法令に基づく場合または人の生命・身体・財産の保護のために必要な場合を除き、ご本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。ただし、本サービスの提供に必要な範囲で、以下の外部サービスに処理を委託します。
- Pay.jp（PAY株式会社）：クレジットカード決済の処理
- Cloudflare, Inc.：本サービスのホスティングおよびデータの保存
- Google LLC：本人確認書類の文字認識（OCR）処理
越境移転について
上記委託先はいずれも外国（米国）に本拠を置く事業者です。宿泊者名簿等のデータは Cloudflare, Inc. のアジア太平洋（APAC）リージョンに保存・処理する設定としており、本人確認書類の文字認識処理は Google LLC のサーバーで行われます。これらに伴い、情報が日本国外で保存・処理されることがあります。各事業者の所在国における個人情報保護制度の概要および講じられている措置については、各社のプライバシーポリシー等をご確認いただけます。当社は、これらの国外移転を「個人情報の取扱いの委託に伴う移転」と位置づけ、委託先との契約等を通じて、国内で求められる水準に相当する安全管理措置が継続的に講じられるよう確保します。
6. 保存期間
宿泊者名簿に係る情報および本人確認のために預かった画像は、旅館業法・住宅宿泊事業法その他の法令が定める期間（原則として各名簿を作成した日から3年間）にわたり保存し、期間経過後に安全に削除します。ご契約者に関する情報は、契約期間中および契約終了後、法令上必要な範囲・期間で保有し、不要となった情報は適切に消去します。
解約された施設については、ご契約期間の終了後にゲストの新規受付を停止します。受付停止中も、保存済みの名簿は法定期間が満了するまで保持され、施設オーナーは閲覧・書き出しを行うことができます。
7. 安全管理措置
当社は、取得した情報の漏えい・滅失・毀損を防止するため、通信の暗号化、アクセス権限の管理、保存データへのアクセス制御等の合理的な安全管理措置を講じます。万一、個人データの漏えい・滅失・毀損その他の事案が発生し、または発生したおそれがある場合は、個人情報保護法その他の法令に従い、個人情報保護委員会への報告および関係する本人への通知等、必要な措置を速やかに講じます。委託先（Cloudflare・Google・Pay.jp）において生じた場合も、委託元として連携のうえ対応します。
8. Cookie・アクセス解析
本サービスは、利便性の向上およびサービス改善のために Cookie 等を利用することがあります。ブラウザの設定により Cookie を無効化することができますが、その場合、本サービスの一部機能をご利用いただけないことがあります。
9. 開示・訂正・利用停止等のご請求
ご自身の個人情報の開示・訂正・追加・削除・利用停止等をご希望の場合は、下記のお問い合わせ窓口までご連絡ください。ご本人であることを確認のうえ、法令に従い適切に対応します。なお、宿泊者ご本人からのご請求については、第4項のとおり原則として施設オーナーが対応主体となります。
10. 本ポリシーの改定
当社は、法令の変更やサービス内容の変更に応じて、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、本サービス上での掲示その他適切な方法によりお知らせします。
11. お問い合わせ窓口
| 窓口 | 宿泊台帳サポート窓口 |
|---|---|
| メール | app-support@shimaenaga.co.jp |
| 運営 | シマエナガ株式会社 |